Comment rédiger des emails RGPD friendly

Le consentement c’est très important !
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Posté par Kiliba
Mise à jour le
15/2/24
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6 min

Depuis le 25 mai 2018 le Règlement Européen sur la Protection des Données a renforcé la protection des données des internautes. Avec le système RGPD, les internautes ont un plus grand contrôle sur leurs données personnelles.

Côté entreprise, les mails RGPD peuvent faire peur, car si certaines règles ne sont pas respectées, celles-ci s’exposent à de grosses sanctions. Dans cet article, Kiliba te détaille les points à respecter pour rédiger des emails en conformité RGPD.

Accès direct

1. RGPD mailing : formulaire d’inscription à la newsletter

Avant toute chose, il faut que les personnes intéressées puissent rejoindre ta newsletter pour recevoir tes emails. Pour ce faire, il est nécessaire de créer un formulaire d'inscription conforme au RGPD mailing :

  • Pour avoir une newsletter professionnelle et proposer des offres spéciales aux clients, tes futurs abonnés doivent pouvoir s’inscrire en te renseignant certaines de leurs données personnelles.
  • Pour créer un formulaire en conformité RGPD emailing, tu dois recueillir le consentement de tes abonnés et lui mentionner qu’il recevra des e-mails marketing à son adresse mail qu’il renseignera sur le formulaire.
  • De plus, tu dois informer ton contact qu'il peut se désabonner à tout moment de ta séquence mail grâce à un bouton “se désabonner” présent en bas de page de chaque mail. 

Attention : ne faites pas d'appels d’offres à l’internaute pour l’inciter à s’abonner à ta newsletter. En effet, depuis mai 2018, il est interdit d’influencer la décision du prospect avec des techniques marketing. Le consentement d’une personne doit être total. 

2. RGPD emailing : le consentement des contacts

Dans le cadre du RGPD emailing, il est impératif que chaque contact de ta liste ait donné son consentement. La première étape consiste à s'assurer que le consentement est donné par une action positive et non ambiguë.

Les techniques marketing interdites : soft opt-in et opt-out

Les techniques de soft opt-in, d’opt-in passif et de opt-out sont désormais interdites. Voici le détail de ces techniques :

  • Soft opt-in ou opt-in passif : c’est en utilisant des cases précochées dans les formulaires d’inscription. Cette technique permet de détourner l’attention de l’internaute pour obtenir son consentement.
  • L’opt-out : plus agressif que le soft opt-in, les utilisateurs sont directement inscrits sans aucun consentement préalable.

Une méthode en accord avec le RGPD emailing est à privilégier.

Le double opt-in : la méthode RGPD friendly

Comme tu l’as compris, il est primordial d’avoir le consentement total des internautes. 

Chez Kiliba, nous te recommandons d’obtenir le consentement de tes abonnées à deux reprises : 

  • Le premier consentement se fait lorsque l’internaute renseigne ces données au formulaire d’inscription à la newsletter ;
  • La deuxième fois peut se faire juste après son inscription en cliquant sur un lien présent dans un email de confirmation.

C'est-à-dire que lorsqu'une personne indique sur ton site qu'elle souhaite recevoir ta newsletter, elle reçoit automatiquement un email contenant un lien sur lequel elle devra cliquer pour confirmer à nouveau son souhait. Sans cette confirmation, l'abonnement n'est pas validé.

Le double opt-in te permet d'avoir une documentation du consentement de tes nouveaux abonnés à ta newsletter.

De plus, cette méthode marketing diminue ton taux de désinscription. En effet, les internautes qui ont cliqué une deuxième fois pour confirmer leur abonnement à ta newsletter sont réellement intéressés par tes offres.

3. Mailing RGPD : la preuve de consentement des abonnés

Il est crucial de comprendre que le mailing RGPD s'applique à toutes tes données, et pas seulement aux données collectées après la mise en application du texte le 25 mai 2018.

Tu dois donc être capable de prouver le consentement de tes abonnés inscrits avant le 25 mai 2018.

Si tu n’as pas le consentement de tous tes abonnés, tu as deux solutions qui s’offrent à toi.

  • La première solution est de supprimer tous les utilisateurs de ta liste d’emails ;
  • La seconde solution qui s’offre à toi est de faire une campagne de requalification.

Cependant, la seconde solution n’est pas la plus RGPD mailing friendly puisque tu envoies des mails à des personnes qui n’ont peut-être pas donné leur consentement par le passé.

Si tu veux jouer la carte de la sécurité, il est donc préférable d’opter pour la première solution.

4. Email RGPD : accès à l’utilisation des données

Pour rédiger des emails en conformité RGPD, vérifie que ton formulaire d’envoi respecte certaines règles. En bas de page, incluez des liens vers :

  • Tes conditions générales d'utilisation (CGU) ;
  • Ta politique de gestion/confidentialité des données personnelles ; 
  • Tes mentions légales (obligatoires pour les e-commerçants).

Dans ces liens, les membres doivent pouvoir avoir : 

  • Accès à leurs données personnelles utilisées ;
  • Un droit de portabilité ;
  • La possibilité d’effacer ses propres données ;
  • Un droit de rectification.

En plus d’être email RGPD friendly, toutes ces mentions sont nécessaires pour créer une relation de confiance avec tes fidèles abonnés.

5. Mail RGPD : permettre aux membres de se désabonner facilement

Pour que les abonnés de ta liste puissent se désabonner facilement, tu dois obligatoirement proposer un lien de désinscription cliquable en bas de page de chacun de tes mails.

Si tu suis de bonnes techniques de marketing, ce lien devrait déjà être présent dans toutes tes communications marketing. Si ce n'est pas le cas, nous te recommandons de l'ajouter immédiatement.

Lorsqu'un de tes contacts clique sur le lien de désinscription, nous te recommandons de lui demander les raisons de cette décision. Par exemple, est-ce la fréquence de tes e-mails, le contenu de tes e-mails ou un autre facteur ? La réponse à ce formulaire t’aidera à optimiser tes campagnes marketing par mail.

En plus du lien pour se désabonner, ajoute en bas de ton mail des informations claires sur l'émetteur :

  • Nom de l'entreprise ou organisation ;
  • Adresse postale ;
  • Adresse email de contact ;
  • Nom de la personne à contacter.

Ainsi que le DPO (Data Protection Officer) si tu en as désigné.

Les risques d’avoir une newsletter non conforme RGPD

Si une entreprise ne rédige pas des mails conformes au RGPD, elle s’expose à des sanctions sévères par la loi. Les sanctions pour des mails RGPD non-conformes sont les suivantes : 2 à 4 % du chiffre d'affaires, jusqu'à un maximum de 20 millions d'euros pour les infractions les plus graves. 

Le RGPD oblige désormais les entreprises à être plus transparentes sur leurs politiques.

Comment rédiger des emails en conformité RGPD ? Les techniques de l’opt-in ou du double opt-in sont les seules solutions légales d'obtenir le consentement des internautes et d’augmenter ton taux d’ouverture. Chez Kiliba, nous mettons tout en œuvre pour que nos clients soient RGPD friendly.

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